Este post no me queda más remedio que empezarlo con una confesión (aunque los que me conocen ya lo sabrán), y es que hasta hace unos años siempre he sido un auténtico desastre. No lo podía evitar, las ganas de trabajar en mis proyectos, en mis ilustraciones, o en cualquier cosa que necesitara de mi dedicación plena, desactivaban esa casilla mental que muchos tienen de “sé ordenado” o “no descuides el resto” o muchas más casillas como estas que ni sabía que existían.

Por suerte, o por necesidad mental más bien, fui aprendiendo a ordenar y gestionar mucho mejor cada proyecto según mi nivel de trabajo iba subiendo, y además, más exigente. Descubrí por el camino varias herramientas online gratuitas que te ayudan a enfrentarte a las diferentes fases de cualquier proyecto editorial, permitiéndote así la libertad de preocuparte en tu trabajo, ese que realmente te hace único.

No te hablo de programas que te ayuden a desarrollar un proyecto o a corregirlo (aunque un poco también, la verdad) como los paquetes Adobe, etc, de eso podríamos hablar otro día. Te hablo de ese tipo de herramientas que te ayudan en las partes más “aburridas” y “liosas” para la mayoría de editores y creativos: la gestión online de nuestro trabajo.

He seleccionado las 5 herramientas que más me han salvado, sigo utilizando diariamente en el estudio editorial y que me han permitido despreocuparme de temas sencillos pero necesarios. Seguro que hay más, pero esta es mi selección personal, luego me cuentas qué te parecen o si tienes otros favoritos ¿va? Pues te cuento:

1.Trello

Trello está muy guay para tener el propio proceso de trabajo detallado y ver, en un vistazo, qué cosas tienes por hacer, cuales están en proceso y cuales has hecho ya.

La dinámica es sencilla, creas un tablón con tres paneles (“Por hacer”, “en proceso” y “hecho”) y añades todo el trabajo que tienes por delante por proyectos. Según vayas terminando cada proyecto, puedes ir modificándolo, añadiendo información, fotos del proceso, checklist… y cuando esté todo completo, simplemente lo archivas en “Hecho” y empiezas con otro proyecto. Por supuesto puedes crear más paneles donde trasladar tus proyectos, como objetivos para este año, tiempo libre, facturación, fiestas…

Solo me estoy quedando con lo principal por que, al menos con esto, tendrás ordenado como si de una agenda se tratase todo tu trabajo, pero este programa cuenta con muchas más funcionalidades: Sincronización con Drive o Dropbox, enlazar paneles con otros usuarios, flujos de trabajo con nuestros colaboradores…

Échale un vistazo y no te dejes llevar por la pereza, una vez le cojas el ritmo da hasta gustillo pasar las tareas terminadas a la sección “Hecho”.

A mi me gusta mucho crear un proyecto y añadir todas sus fases para ir pasando poco a poco: Concepto, maquetación, corrección, impresión…

2.Google Drive

Google Drive es una plataforma para cuentas de correo gmail que te permite tener en la nube hasta 15 gb de manera gratuita, permitiéndote tener todos los archivos disponibles desde tu ordenador, móvil o tablet. De esta manera, podemos liberar espacio de nuestros dispositivos y, si tenemos varios, tener acceso a esos archivos desde cualquier parte.

La parte que más me gusta de Drive es que puedes permitir a otros usuarios tener acceso a otras carpetas y documentos, por lo que puedes tener ordenado para ti y para el resto de profesionales que trabajarán contigo un espacio para compartir. Además, me parece super útil disponer de Word en linea, por lo que puedes escribir un documento, mientras que tu compañero puede ver y modificar el mismo documento desde otra parte del planeta.

También puedes hacer videollamadas, hojas de cálculo, un calendario sincronizado, encuestas… y mil cosas más que aún no se ni de su existencia y que hace posible una conexión directa con el resto de profesionales con los que trabajes.

3.Holded

Puede ser que seas de esa parte de la gente que se le da bien los números, o que tu cometido en tu editorial sea tener toda la contabilidad bien ordenada y sin agobios. Lamentablemente, yo soy de esa otra parte que le agobia este tipo de documentos, facturas, albaranes, irpfs, patatín, patatán… y el hecho de tener que hacer cada factura sin una idea clara e informarme en google no ha sido nunca una buena idea.

Por suerte, existen plataformas como Holded que te ayudan con todo este tipo de cosas (también existen seres celestiales llamados asesores que recomiendo encarecidamente si no quieres que en algún momento hacienda te pegue un toque).

Holded es un software de contabilidad en la nube que te permite registrar toda la contabilidad de tu proyecto, crear facturas, registrar los datos, gestionar el inventario de tu editorial o tienda… y más cosas que aún no he usado, pero tener todo esto guardado en un mismo sitio e incluso poder hacer una factura en el móvil… a mi me parece milagroso jaja. También tienen un blog donde suben un montón de temas que te ayudarán a resolver dudas legales, os lo dejo aquí mismo. Posiblemente esta parte es la que peor se nos da a los creativos, y empezar a controlar un software como este te quita un peso de encima.

De todas formas, siempre os recomendaré que contéis con un asesor que escuche vuestras dudas, saber delegar y dejar esta parte a expertos te permitirá vivir mucho mejor. Palabra de editor.

4.WeTransfer

¿Cuántas veces has necesitado enviar algún archivo pesado por correo y (1) se te queda pillado o (2) el correo no te deja adjuntarlo por pesar demasiado? Con WeTransfer podemos enviar de manera gratuita hasta 2 gigas, desde la misma plataforma o desde nuestro email con un link. Por supuesto, esta herramienta como el resto de la que os enseño tiene varias opciones de pago en el que puedes enviar hasta 20 gigas con un almacenamiento para ti de 1 Tb en la nube. 

Yo utilizo esta herramienta a todas horas, en cuanto un archivo pesa más de 10 megas no me molesto ni en intentar pasarlo por correo normal. Es muy útil para enviar artes finales a nuestra imprenta, largas presentaciones o documentos que no queremos que pierdan calidad. No tiene tantas funcionalidades como el resto de softwares pero con esto, te salvará en más de una ocasión.

También existe otra plataforma llamada Ydray que te permite envíar hasta 10 gigas, pero por el momento (no se si habrá cambiado o están mejorándolo) es infinitamente más lenta la carga. Otra opción si no os queda otra.

5.SmallPDF

SmallPDF es otra de esas herramientas sencillas que piensas que no son para tanto, hasta que te salvan el culo unas cuantas veces. Tiene varias funcionalidades que nos permiten modificar y convertir un pdf en distintos formatos, pero lo mejor (y por la que os lo recomiendo) es por su compresión de PDFs. Con su opción gratuita en un principio tienes de sobra, ya que te permite comprimir archivos PDFs pesados hasta obtener un PDF que en la mayoria de los casos puedes envíar sin problema con tu correo electrónico.

Para haceros una idea, el otro día comprimí una presentación de unos 100 mb, teniendo como resultado un archivo de solo 3 mb sin perder calidad. Por supuesto, recomiendo esta herramienta siempre que los documentos vayan a ser visualizados en pantalla, de manera digital, ya que si el archivo se va a imprimir sí podemos tener un mal resultado una vez impreso.

Al final, el funcionamiento de este software es el de eliminar información que el archivo en un principio no necesita para su correcta visualización, pero no tiene en cuenta fielmente perfiles de color incrustados ni resoluciones para impresión (me imagino, que no os lo puedo asegurar, eso se me escapa) (si alguno lo sabe que lo cuente y salimos de dudas jeje).

Espero que estas herramientas te ayuden en la gestión diaria de tus proyectos editoriales y te permita toda la libertad creativa posible.

¿Conoces otras plataformas fundamentales para gestionar nuestro trabajo? ¿usas ya alguna de estas? ¡Cuéntame en los comentarios y hablamos! 🙂